Rozwój · Średnio zaawansowane
Przetwarzanie dokumentów z AI: faktury, zamówienia i dokumenty WZ bez przepisywania
Każdą fakturę, każde zamówienie i każdy dokument WZ, które przychodzą jako PDF albo na papierze, ktoś wpisuje do systemu. Oprogramowanie potrafi dziś odczytać większość tych pól. Nie potrafi natomiast samo rozstrzygnąć, kiedy odczytało je błędnie.
Zdjęcie: Hendrik Luehrsen, domena publiczna (CC0)
W tym poradniku
W skrócie
Przetwarzanie dokumentów z AI odczytuje dokumenty przychodzące, wyciąga z nich potrzebne pola (dostawca, numer, data, pozycje, kwoty), sprawdza je z waszymi własnymi danymi i przekazuje do systemu księgowego albo ERP. Ludzie nie przepisują już każdego dokumentu. Weryfikują tylko pola, których oprogramowanie nie jest pewne, i ten krok weryfikacji zostaje.
Czym jest przetwarzanie dokumentów z AI?
To oprogramowanie, które zamienia dokument w dane i sprawdza wynik, zanim ktokolwiek go zaksięguje. Sprzedaje się je także pod nazwą inteligentnego przetwarzania dokumentów. Starsze systemy potrzebowały szablonu dla układu każdego dostawcy: numer faktury jest tu, suma jest tam. Obecne systemy czytają dokument bardziej tak, jak robi to człowiek, i rozpoznają sumę albo adres dostawy po znaczeniu i położeniu, więc nowy układ nie wymaga nowego szablonu.
Odczyt to tylko połowa. Przydatne jest to, co dzieje się potem: wyciągnięte pola są porównywane z tym, co wasze systemy już wiedzą, i tylko zapisy, które przejdą kontrolę, idą dalej nietknięte.
Jeden rodzaj dokumentu nie wymaga żadnego odczytu. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna niesie swoje dane od razu jako pola. Jeśli dostawca może takie wysyłać, bierzcie je: nic nie jest tańsze ani pewniejsze niż dane, których nigdy nie trzeba było odczytywać ze strony.
Które dokumenty się do tego nadają?
Dokumenty nadają się wtedy, gdy przychodzą w dużej liczbie, za każdym razem zawierają te same rodzaje pól i trafiają do systemu. Im więcej z tych trzech warunków jest spełnionych, tym lepiej.
| Dokument | Typowe pola | Przydatność |
|---|---|---|
| Faktury od dostawców | Dostawca, numer faktury, data, netto, podatek, suma, numer zamówienia | Bardzo dobra: stałe pola, sumy, które da się sprawdzić |
| Zamówienia od klientów | Klient, numery katalogowe, ilości, termin dostawy | Dobra, jeśli numery katalogowe da się dopasować do waszych własnych |
| Dokumenty WZ | Numer zamówienia, artykuły, dostarczone ilości | Dobra, ale pieczątki i odręczne dopiski wymagają weryfikacji |
| Formularze i wnioski | Nazwane pola, pola wyboru, podpisy | Dobra przy tekście drukowanym, słabsza przy piśmie odręcznym |
| Umowy i pisma o dowolnej formie | Strony, daty, warunki w tekście ciągłym | Ograniczona: przydatne do wyszukiwania i streszczania, nie do księgowania |
Zamówienia pokazują, gdzie leży wysiłek. Odczytanie „50 szt. uszczelka 40 mm” jest łatwe. Trudne jest ustalenie, który z waszych numerów katalogowych klient ma na myśli, a to zależy od waszych danych podstawowych, a nie od oprogramowania odczytującego.
Jak to działa? Pięć kroków
Każde działające wdrożenie ma te same pięć kroków, a trzeci i czwarty to te, dzięki którym można mu ufać.
- PrzyjęcieDokumenty przychodzą ze skrzynki e-mail, ze skanera albo przez przesłanie pliku. Każdy jest zapisywany raz, ze źródłem i czasem wpływu.
- EkstrakcjaOprogramowanie odczytuje dokument i zwraca pola: dane nagłówka, takie jak dostawca i numer, oraz pozycje z artykułem, ilością i ceną.
- WalidacjaReguły porównują pola z waszymi danymi. Czy dostawca jest znany? Czy numer zamówienia istnieje? Czy netto i podatek dają razem sumę? Czy ten numer faktury już kiedyś wpłynął?
- Weryfikacja przez człowiekaDokumenty, które nie spełniają którejś reguły, oraz pola oznaczone przez oprogramowanie jako niepewne trafiają do osoby, która widzi oryginał i pola obok siebie i je poprawia.
- EksportSprawdzone zapisy trafiają do systemu księgowego albo ERP przez jego interfejs, z dołączonym oryginałem dokumentu.
Połączenie w ostatnim kroku to zwykła praca integracyjna i często większa część projektu. Opisujemy ją pod hasłem API i integracje.
Dlaczego krok weryfikacji zostaje?
Zostaje, bo błędnie odczytana kwota, która została zaksięgowana i zapłacona, kosztuje więcej, niż kiedykolwiek zaoszczędzą minuty weryfikacji. Żadne oprogramowanie odczytujące nie ma racji za każdym razem, a błędna cyfra wygląda na ekranie równie pewnie jak prawidłowa.
Celem nie jest więc usunięcie ludzi. Celem jest kierowanie do nich tylko tych dokumentów, które ich potrzebują. Większość tego sortowania wykonują reguły walidacji: dokument, w którym sumy się zgadzają, dostawca i zamówienie są znane, a ilości odpowiadają zamówieniu, przeszedł kilka niezależnych kontroli. Dokument, który nie przeszedł jednej z nich, jest pokazywany człowiekowi razem z powodem.
Od czego zależy dokładność?
Zależy od dokumentów znacznie bardziej niż od oprogramowania i dlatego liczba z broszury niewiele mówi o waszej własnej skrzynce.
- Jakość skanu. PDF utworzony przez oprogramowanie nadawcy zawiera prawdziwy tekst. Krzywe zdjęcie pogniecionego dokumentu WZ go nie zawiera.
- Różnorodność układów. Dwudziestu stałych dostawców jest łatwiejszych niż pięciuset okazjonalnych.
- Pismo odręczne i pieczątki. Tekst drukowany odczytuje się dobrze. Odręcznie wpisane ilości i pieczątki na tekście drukowanym odczytują się gorzej.
- Pozycje. Pola nagłówka są łatwiejsze niż długie tabele, które ciągną się przez kilka stron.
- Wasze dane podstawowe. Jeśli ten sam dostawca istnieje w systemie trzy razy, żadne oprogramowanie nie wybierze właściwego.
Zanim podejmiecie decyzję, zróbcie test na własnych dokumentach: kilkaset prawdziwych z ostatnich miesięcy, razem z tymi trudnymi.
Jak to robimy
Zaczynamy od jednego rodzaju dokumentu i próbki z waszego własnego archiwum. Ustawiamy ekstrakcję, piszemy reguły walidacji razem z osobą, która dziś księguje te dokumenty, budujemy ekran weryfikacji i podłączamy eksport. Na początku weryfikowane jest wszystko, a reguły zaostrzamy na podstawie tego, co pokazują poprawki.
Ile czasu to oszczędza? Przykład poglądowy
Oszczędza większość czasu przepisywania i dodaje trochę czasu weryfikacji. Liczby poniżej to przykład poglądowy z wymyślonymi wartościami, który pokazuje, jak zrobić ten rachunek dla siebie.
Firma dostaje 500 faktur od dostawców miesięcznie. Ręczne wpisanie jednej zajmuje 4 minuty: 2000 minut, czyli 33 godziny 20 minut miesięcznie. Przy przetwarzaniu dokumentów załóżmy, że 350 faktur przechodzi wszystkie kontrole i każda dostaje rzut oka trwający 0,2 minuty (70 minut), a 150 jest oznaczonych i poprawienie każdej zajmuje 1 minutę (150 minut). Razem to 220 minut, czyli 3 godziny 40 minut.
Przykład poglądowy: minuty miesięcznie przy 500 fakturach
Różnica w tym przykładzie to 1780 minut, blisko 30 godzin miesięcznie. Wasz własny udział oznaczonych dokumentów będzie inny i to właśnie tę liczbę trzeba zmierzyć w próbie. Ten sam wzór reguł i przekazań przenosi się na inne rutynowe zadania, opisane pod hasłem automatyzacja procesów.
Pytania, które słyszymy często
Chcecie mieć to załatwione bez robienia tego samodzielnie?
Napiszcie, nad czym pracujecie. W ciągu jednego dnia roboczego odpowie wam człowiek.