Asystent AI dla małej firmy: co potrafi, ile kosztuje, kiedy się opłaca

Odpowiada na pytania na podstawie dokumentów, które już macie, i pokazuje, skąd wziął odpowiedź. Asystent nie uczy się waszych dokumentów na pamięć. Przy każdym pytaniu wyszukuje pasujące fragmenty, pisze z nich odpowiedź i podaje źródło, żeby człowiek mógł otworzyć stronę i sprawdzić.

Dzięki temu dobrze radzi sobie z czterema rzeczami:

• Odpowiadanie na pytania pracowników na podstawie instrukcji, procedur i cenników: „Która uszczelka pasuje do tej pompy?”, „Jaka jest nasza procedura zwrotów dla Austrii?”
• Odpowiadanie na pytania klientów na stronie internetowej na podstawie opublikowanych danych produktów i instrukcji.
• Szkice odpowiedzi na zapytania, które człowiek czyta, poprawia i wysyła.
• Znajdowanie właściwego dokumentu, gdy nikt nie pamięta, jak się nazywał.

Jest zawodny wszędzie tam, gdzie nie ma źródła do zacytowania, gdzie trzeba coś policzyć albo podjąć decyzję. Model językowy tworzy płynny tekst nawet wtedy, gdy nie ma się na czym oprzeć, więc odpowiedź bez źródła należy traktować jak zgadywanie.

Wzór jest prosty. Zacznijcie tam, gdzie odpowiedź jest już zapisana, a pomyłka kosztuje mało. Obliczenia zostawcie oprogramowaniu, które przechowuje ceny, a decyzje ludziom.

Potrzebuje trzech rzeczy i żadna z nich nie jest techniczna. Jeśli jednej brakuje, projekt staje w miejscu bez względu na oprogramowanie.

Zasady dostępu to ta część, o której najczęściej się zapomina aż do pierwszej niezręcznej odpowiedzi. Jak egzekwuje się je technicznie, wyjaśnia nasz artykuł o uprawnieniach do dokumentów dla asystentów AI.

Koszt wynika z pracy nad podłączeniem i przygotowaniem waszych materiałów, a nie z samego asystenta. Decyduje o nim kilka rzeczy:

• Dokumenty: ile ich jest, w jakim stanie, w ilu formatach i miejscach.
• Systemy do podłączenia: dysk współdzielony jest prosty; ERP, sklep albo system zgłoszeń to więcej pracy.
• Zasady dostępu: jedna grupa użytkowników albo kilka z różnymi uprawnieniami.
• Odbiorcy: tylko pracownicy czy także klienci na stronie internetowej.
• Języki pytań i dokumentów.
• Jak często zmienia się treść i jak szybko asystent musi o tym wiedzieć.

Nie publikujemy sztywnego cennika, bo każdy plan wyceniamy pod to, czego klient potrzebuje. Nasze plany miesięczne, które obejmują asystenta AI na waszych własnych dokumentach, przetwarzanie dokumentów, automatyzacje między narzędziami i dashboardy z waszych danych, zaczynają się od około 1500 €. Budowa, hosting, aktualizacje i wsparcie są w tej jednej kwocie, bez dużej płatności na start. Poziomy pokazujemy na stronie Cennik.

Zaczynamy od jednego zadania i jednego zbioru dokumentów, a nie od całej firmy. Podłączamy źródła, ustawiamy zasady dostępu, testujemy na prawdziwych pytaniach waszych pracowników i przekazujemy właścicielowi listę pytań, na które asystent nie umiał odpowiedzieć. Ta lista pokazuje, który dokument napisać jako następny.

Opłaca się, gdy godziny, które oszczędza, są warte więcej, niż kosztuje miesięcznie, a to możecie oszacować przed zakupem. Liczby tutaj to przykład poglądowy, a nie pomiar.

Załóżmy, że każda osoba oszczędza 15 minut dziennie, które dziś spędza na szukaniu odpowiedzi albo pytaniu kolegi. Przy 20 dniach roboczych to 5 godzin na osobę miesięcznie. Załóżmy też, że godzina pracy pracownika kosztuje firmę 40 €.

Pięć osób oszczędza 25 godzin wartych 1000 €: mniej, niż kosztuje plan. Dziesięć osób oszczędza 50 godzin wartych 2000 €: więcej, niż kosztuje plan. Plan zwraca się przy 37,5 godziny miesięcznie (1500 € podzielone przez 40 €), co w tym przykładzie oznacza 8 osób, które oszczędzają 40 godzin wartych 1600 €. Wstawcie własne liczby: mniejszy zespół z drogimi pytaniami, na przykład serwisanci pracujący u klienta, może dojść do tego samego punktu wcześniej.

Rachunek pomija dwie rzeczy. Koledzy, którym nikt już nie przerywa pracy, też oszczędzają czas, a plan na tym poziomie obejmuje również przetwarzanie dokumentów, automatyzacje i dashboardy. Jeśli rachunek wam się nie spina, lepszym pierwszym krokiem może być węższa automatyzacja.