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Un assistant IA pour une PME : ce qu’il sait faire, ce qu’il coûte, quand il est rentable
Un assistant qui répond à partir de vos propres manuels, listes de prix et procédures est à la portée d’une petite entreprise. Savoir s’il en vaut la peine dépend de trois choses que vous pouvez vérifier avant de dépenser quoi que ce soit.
Photo : Jennifer Bourn, domaine public (CC0)
Dans ce guide
En bref
Un assistant IA pour une PME répond aux questions à partir de vos propres documents : manuels, listes de prix, procédures. Il rédige des projets de réponse et retrouve le bon fichier. Il lui faut des documents en ordre, des règles d’accès et un responsable. Nos forfaits avec assistants IA commencent autour de 1 500 € par mois ; il est rentable quand les heures gagnées valent davantage.
Que peut faire un assistant IA pour une petite entreprise ?
Il répond aux questions à partir de documents que vous avez déjà, et montre d’où vient la réponse. L’assistant n’apprend pas vos documents par cœur. Pour chaque question, il cherche les passages qui conviennent, rédige une réponse à partir d’eux et nomme la source, pour qu’une personne puisse ouvrir la page et vérifier.
Cela le rend bon pour quatre choses :
- Répondre aux questions du personnel à partir des manuels, des procédures et des listes de prix : « Quel joint va sur cette pompe ? », « Quelle est notre procédure de retour pour l’Autriche ? »
- Répondre aux questions des clients sur le site web, à partir des données produits et des notices publiées.
- Rédiger des projets de réponse aux demandes, qu’une personne lit, corrige et envoie.
- Retrouver le bon document quand personne ne se souvient de son nom.
Que fait-il mal ?
Il n’est pas fiable partout où il n’y a pas de source à citer, où il faut faire un calcul ou prendre une décision. Un modèle de langage produit un texte fluide même quand il ne s’appuie sur rien ; une réponse sans source doit donc être traitée comme une supposition.
| Tâche | Bon ou mauvais début | Pourquoi |
|---|---|---|
| Questions sur les produits à partir des fiches techniques et des manuels | Bon | La réponse existe par écrit et se vérifie |
| Procédures internes : congés, réclamations, accueil des nouveaux | Bon | Beaucoup de questions répétées, un seul texte validé |
| Projets de réponse aux demandes courantes | Bon | Une personne lit chaque projet avant l’envoi |
| Retrouver un document ou un plan | Bon | Un mauvais résultat coûte des secondes, pas de l’argent |
| Calculer des prix, des remises ou des quantités | Mauvais | Les modèles de langage font des erreurs de calcul ; les calculs ont leur place dans un système |
| Trancher une réclamation, une limite de crédit ou une embauche | Mauvais | Une décision demande quelqu’un qui en répond |
| Conseil juridique ou de sécurité sans document à l’appui | Mauvais | Sans source, il n’y a rien à vérifier |
Le principe est simple. Commencez là où la réponse est déjà écrite et où une erreur coûte peu. Laissez les calculs au logiciel qui détient les prix, et les décisions aux personnes.
Qu’est-ce qu’un assistant attend de l’entreprise ?
Il lui faut trois choses, et aucune n’est technique. Si l’une manque, le projet s’enlise, quel que soit le logiciel.
- Des documents en ordreUne seule version à jour de chaque manuel, liste de prix et procédure, en texte, pas en photo d’une page. Les anciennes versions sont retirées ou clairement marquées, sinon l’assistant les citera.
- Des règles d’accèsUne liste de qui peut voir quoi. L’assistant ne doit jamais montrer une grille de salaires ou un prix d’achat à quelqu’un qui ne pourrait pas ouvrir ce fichier lui-même.
- Un responsableUne personne nommée qui décide quels documents entrent, lit les questions restées sans réponse et fait combler les manques.
Les règles d’accès sont la partie qu’on oublie le plus souvent, jusqu’à la première réponse gênante. La façon de les faire respecter techniquement est expliquée dans notre article sur les droits d’accès aux documents pour les assistants IA.
Combien coûte un assistant IA ?
Le coût vient du travail de raccordement et de préparation de votre matière, pas de l’assistant en tant que tel. Voici ce qui le fait varier :
- Les documents : combien, dans quel état, dans combien de formats et d’endroits.
- Les systèmes à raccorder : un lecteur partagé est simple ; un ERP, une boutique ou un système de tickets demande plus de travail.
- Les règles d’accès : un seul groupe d’utilisateurs, ou plusieurs avec des droits différents.
- Le public : le personnel seulement, ou aussi les clients sur le site web.
- Les langues des questions et des documents.
- La fréquence des changements de contenu, et la rapidité avec laquelle l’assistant doit les connaître.
Nous ne publions pas de grille tarifaire, car chaque forfait est chiffré selon ce qu’il faut au client. Nos forfaits mensuels qui comprennent un assistant IA sur vos propres documents, le traitement de documents, des automatisations entre vos outils et des tableaux de bord tirés de vos données commencent autour de 1 500 €. La réalisation, l’hébergement, les mises à jour et le support sont dans ce seul montant, sans gros paiement au départ. Les niveaux figurent sur notre page Tarifs.
Notre façon de faire
Nous commençons par une tâche et un ensemble de documents, pas par toute l’entreprise. Nous raccordons les sources, réglons les droits d’accès, testons avec les vraies questions de votre personnel, et remettons au responsable la liste des questions auxquelles l’assistant n’a pas su répondre. Cette liste montre quel document écrire ensuite.
Quand est-il rentable ? Un calcul illustratif
Il est rentable quand les heures qu’il fait gagner valent plus que ce qu’il coûte par mois, et vous pouvez l’estimer avant d’acheter. Les chiffres donnés ici sont un exemple illustratif, pas une mesure.
Supposons que chaque personne gagne 15 minutes par jour, qu’elle passe aujourd’hui à chercher une réponse ou à la demander à un collègue. Avec 20 jours ouvrés, cela fait 5 heures par personne et par mois. Supposons qu’une heure de travail coûte 40 € à l’entreprise.
Exemple illustratif : valeur des heures gagnées par mois, selon la taille de l’équipe
Cinq personnes gagnent 25 heures, soit 1 000 € : moins que le forfait. Dix personnes gagnent 50 heures, soit 2 000 € : plus que le forfait. Le forfait est couvert à 37,5 heures par mois (1 500 € divisés par 40 €), ce qui fait 8 personnes dans cet exemple : elles gagnent 40 heures, soit 1 600 €. Mettez-y vos propres chiffres : une équipe plus petite aux questions coûteuses, des techniciens de maintenance en intervention par exemple, peut atteindre ce point plus tôt.
Le calcul laisse deux choses de côté. Les collègues que l’on n’interrompt plus gagnent du temps eux aussi, et un forfait de ce niveau couvre également le traitement de documents, des automatisations et des tableaux de bord. Si le calcul ne tombe pas juste pour vous, une automatisation plus ciblée peut être un meilleur premier pas.
Les questions qu’on nous pose souvent
Vous préférez que ce soit réglé sans vous en charger ?
Dites-nous sur quoi vous travaillez. Une personne vous répond sous un jour ouvré.