KI-Dokumentenverarbeitung: Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine ohne Abtippen

Es ist Software, die aus einem Dokument Daten macht und das Ergebnis prüft, bevor jemand es bucht. Sie wird auch als intelligente Dokumentenverarbeitung verkauft. Ältere Systeme brauchten für das Layout jedes Lieferanten eine Vorlage: Die Rechnungsnummer steht hier, die Summe dort. Heutige Systeme lesen ein Dokument eher so wie ein Mensch und erkennen eine Summe oder eine Lieferadresse an Bedeutung und Position; ein neues Layout braucht deshalb keine neue Vorlage.

Das Lesen ist nur die Hälfte. Der nützliche Teil ist, was danach geschieht: Die ausgelesenen Felder werden mit dem verglichen, was Ihre Systeme bereits wissen, und nur Datensätze, die bestehen, laufen unberührt durch.

Eine Art von Dokument muss gar nicht gelesen werden. Eine strukturierte elektronische Rechnung trägt ihre Daten bereits als Felder. Wenn ein Lieferant solche Rechnungen schicken kann, nehmen Sie sie: Nichts ist günstiger und zuverlässiger als Daten, die nie von einer Seite abgelesen werden mussten.

Dokumente eignen sich, wenn sie in großer Zahl ankommen, jedes Mal dieselben Arten von Feldern tragen und in einem System landen. Je mehr von den dreien zutrifft, desto besser.

Bestellungen zeigen, wo der Aufwand liegt. „50 Stk. Dichtung 40 mm“ zu lesen ist leicht. Zu wissen, welche Ihrer Artikelnummern der Kunde meint, ist der schwierige Teil, und er hängt von Ihren Stammdaten ab, nicht von der Lesesoftware.

Jede funktionierende Lösung hat dieselben fünf Schritte, und der dritte und der vierte machen sie vertrauenswürdig.

Die Anbindung im letzten Schritt ist gewöhnliche Integrationsarbeit und oft der größere Teil des Projekts. Sie ist unter API-Integrationen beschrieben.

Er bleibt, weil ein falsch gelesener Betrag, der gebucht und bezahlt wird, mehr kostet, als die Minuten der Prüfung je einsparen. Keine Lesesoftware liegt jedes Mal richtig, und eine falsche Ziffer sieht auf dem Bildschirm genauso sicher aus wie eine richtige.

Das Ziel ist deshalb nicht, Menschen zu ersetzen. Es ist, ihnen nur die Dokumente zu schicken, die sie brauchen. Validierungsregeln erledigen den größten Teil dieser Sortierung: Ein Dokument, dessen Summen aufgehen, dessen Lieferant und Bestellung bekannt sind und dessen Mengen zur Bestellung passen, hat mehrere unabhängige Prüfungen bestanden. Ein Dokument, das an einer scheitert, wird einer Person mit dem Grund gezeigt.

Sie hängt weit mehr von den Dokumenten ab als von der Software; deshalb sagt Ihnen eine Zahl aus einem Prospekt wenig über Ihren eigenen Posteingang.

• Scanqualität. Ein PDF, das die Software des Absenders erzeugt hat, enthält echten Text. Ein schiefes Foto eines zerknitterten Lieferscheins nicht.
• Vielfalt der Layouts. Zwanzig regelmäßige Lieferanten sind einfacher als fünfhundert gelegentliche.
• Handschrift und Stempel. Gedruckter Text wird gut gelesen. Handschriftliche Mengen und Stempel über gedrucktem Text werden schlechter gelesen.
• Positionen. Kopffelder sind einfacher als lange Tabellen, die über mehrere Seiten laufen.
• Ihre Stammdaten. Wenn derselbe Lieferant dreimal im System steht, kann keine Software den richtigen auswählen.

Testen Sie mit Ihren eigenen Dokumenten, bevor Sie entscheiden: ein paar hundert echte aus den letzten Monaten, die schwierigen eingeschlossen.

Wir beginnen mit einer Art von Dokument und einer Stichprobe aus Ihrem eigenen Archiv. Wir richten die Extraktion ein, schreiben die Validierungsregeln gemeinsam mit der Person, die die Dokumente heute bucht, bauen die Prüfansicht und binden den Export an. Am Anfang wird alles geprüft, und die Regeln werden nach dem geschärft, was die Korrekturen zeigen.

Es spart den größten Teil der Tippzeit und bringt ein wenig Prüfzeit hinzu. Die Zahlen unten sind ein Beispiel zur Veranschaulichung mit erfundenen Werten; sie zeigen, wie Sie die Rechnung für sich selbst anstellen.

Ein Unternehmen erhält 500 Lieferantenrechnungen im Monat. Eine von Hand einzutippen dauert 4 Minuten: 2.000 Minuten oder 33 Stunden 20 Minuten im Monat. Mit Dokumentenverarbeitung, so die Annahme, bestehen 350 Rechnungen jede Prüfung und bekommen einen Blick von je 0,2 Minuten (70 Minuten), während 150 markiert werden und je 1 Minute Korrektur brauchen (150 Minuten). Zusammen sind das 220 Minuten oder 3 Stunden 40 Minuten.

Der Unterschied beträgt in diesem Beispiel 1.780 Minuten, knapp 30 Stunden im Monat. Ihr eigener Anteil markierter Dokumente wird anders sein, und er ist die Zahl, die Sie in einem Test messen sollten. Dasselbe Muster aus Regeln und Übergaben lässt sich auf andere Routineaufgaben übertragen, beschrieben unter Workflow-Automatisierung.