Wachstum · Fortgeschritten
Produktdaten aus Excel auf die Website: eine Quelle, kein Abtippen
In vielen Unternehmen ist die eigentliche Produktdatenbank eine Excel-Tabelle, und die Website ist eine zweite Kopie, die jemand von Hand eintippt. Die Kopie hinkt immer ein wenig hinterher. Ein Import schafft die Kopie ab.
Foto: Ibrahim Sharif, gemeinfrei (CC0)
In diesem Ratgeber
Kurz gesagt
Führen Sie die Produktdaten in einer Tabelle und lassen Sie die Website sie lesen. Niemand tippt ein Produkt zweimal. Die Tabelle braucht eine Zeile je Variante, eine Spalte je Eigenschaft und eine Artikelnummer, die sich nie ändert; der Import gleicht über diese Nummer ab, sodass ein zweiter Import Produkte aktualisiert und nicht verdoppelt.
Wie sieht eine brauchbare Produkttabelle aus?
Eine brauchbare Tabelle ist eine schlichte Liste: eine Kopfzeile, dann eine Zeile je Variante und sonst nichts. Was eine Tabelle für Menschen angenehm lesbar macht, etwa verbundene Zellen, Gruppenüberschriften zwischen den Zeilen und Anmerkungen, die in einen Wert getippt sind, hindert ein Programm daran, sie zu lesen.
| Teil der Tabelle | Lesbar | Nicht lesbar |
|---|---|---|
| Zeilen | Eine Zeile je Variante | Eine Zeile für ein Produkt, Varianten in einer Zelle aufgezählt |
| Spalten | Eine Eigenschaft je Spalte | „Größe / Gewicht“ zusammen in einer Zelle |
| Artikelnummer | Als Text gespeichert, nie geändert | Umformatiert, wiederverwendet oder neu nummeriert |
| Werte | 2,5 in einer Spalte, bar in der nächsten | „ca. 2,5 bar (max.)“ |
| Bilder | Dateiname in einer Spalte | Bild in die Tabelle eingefügt |
Zwei Regeln zählen am meisten. Erstens: eine Zeile je Variante. Ein Ventil in sechs Größen hat sechs Zeilen, die den Produktnamen gemeinsam haben und sich in Größe und Artikelnummer unterscheiden. Zweitens: Zahlen und Einheiten getrennt. Eine Zelle, in der „2,5 bar“ steht, ist Text und lässt sich weder filtern noch sortieren.
Wie funktioniert der Import, und warum verdoppelt ein zweiter Import keine Produkte?
Der Import liest die Tabelle Zeile für Zeile und schlägt jede Artikelnummer nach: Gibt es das Produkt, wird es aktualisiert, wenn nicht, wird es angelegt. Deshalb darf sich die Artikelnummer nie ändern, und deshalb ist ein Abgleich über den Produktnamen anfällig: Eine korrigierte Schreibweise erzeugt ein zweites Produkt.
- ExportSpeichern Sie die Tabelle im vereinbarten Format, meist CSV oder eine Excel-Datei, mit unveränderter Kopfzeile.
- PrüfungDer Import vergleicht die Kopfzeile mit den Spalten, die er erwartet, und weist eine Datei mit fehlenden oder umbenannten Spalten ab.
- AbgleichJede Zeile wird über ihre Artikelnummer einem Produkt und einer Variante zugeordnet.
- Anlegen oder aktualisierenNeue Artikelnummern werden zu neuen Produkten. Bekannte erhalten die neuen Werte. Vereinbaren Sie vorab, was eine leere Zelle bedeutet, meist „unverändert lassen“.
- BerichtDer Import listet auf, was angelegt wurde, was aktualisiert wurde und welche Zeilen übersprungen wurden, mit dem Grund.
Derselbe Weg sollte in die andere Richtung funktionieren. Ein Export des Katalogs der Website im selben Spaltenaufbau gibt Ihnen jederzeit eine aktuelle Tabelle. So werden unsere eigenen Produktkataloge gepflegt: exportieren, ändern, wieder importieren.
Was geht mit Produktdaten aus Excel schief?
Fast jeder gescheiterte Import hat eine von wenigen Ursachen, und alle liegen in der Datei, nicht auf der Website.
| Was Sie sehen | Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Artikelnummer 00417 kommt als 417 an | Die Zelle ist eine Zahl, führende Nullen fallen weg | Die Spalte als Text formatieren, bevor Daten eingegeben werden |
| Ein langer Code erscheint als 4,01235E+12 | Excel zeigt lange Zahlen in wissenschaftlicher Schreibweise | Codes als Text speichern |
| Eine Größe wie 3-4 wird zum Datum | Excel erkennt in der Eingabe ein Datum | Textformat für diese Spalte |
| 2,5 wird als 25 oder als Text gelesen | Dezimalkomma an einer Stelle, Dezimalpunkt an einer anderen | Eine Schreibweise vereinbaren und dem Import sagen, welche |
| Alle Daten landen in einer Spalte | CSV mit Semikolon getrennt, Import erwartet Kommas | Das Trennzeichen im Import einstellen oder eine Excel-Datei verwenden |
| Umlaute und Akzente sind kaputt | Datei in einer älteren Zeichenkodierung gespeichert | Als CSV UTF-8 speichern |
| Produkte erscheinen doppelt | Artikelnummer geändert, oder sie hat ein Leerzeichen am Ende | Nummern nie ändern; Leerzeichen entfernen |
Das Dezimalkomma verdient in Europa Aufmerksamkeit. Mit deutschen, französischen, polnischen oder kroatischen Regionaleinstellungen schreibt Excel Dezimalzahlen standardmäßig mit Komma und trennt CSV-Spalten mit Semikolon. Mit britischen Einstellungen verwendet es Punkt und Komma.
Wie viel Zeit spart ein Import?
Die Ersparnis wächst mit jeder Änderung. Das Diagramm ist ein Beispiel zur Veranschaulichung, keine Messung: neue Werte für 300 Produkte.
In die Website getippt, mit zwei Minuten je Produkt, sind das 600 Minuten oder 10 Stunden, dazu 2 Stunden für die Suche nach Tippfehlern: 12 Stunden. Aus der Tabelle werden die Werte mit einer Formel oder durch Einfügen geändert (1 Stunde), importiert (eine halbe Stunde) und stichprobenweise geprüft (1 Stunde): 2,5 Stunden.
Beispiel zur Veranschaulichung: Arbeitsstunden für die Änderung von 300 Produkten
Wann reicht eine Tabelle nicht mehr?
Eine Tabelle stößt an ihre Grenze, wenn mehrere Personen sie gleichzeitig ändern oder wenn dieselben Daten schon in einem anderen System liegen. Typische Anzeichen: Preise werden von Hand aus dem ERP-System in die Tabelle kopiert, oder niemand ist sicher, welche Datei die aktuelle ist.
An diesem Punkt sollte die Quelle das ERP-System oder ein Product-Information-Management-System (PIM) sein, und die Website sollte die Daten über einen zeitgesteuerten Import oder eine API-Anbindung erhalten. Die Regeln bleiben dieselben: eine Quelle, eine stabile Artikelnummer, eine Zeile oder ein Datensatz je Variante. Eine aufgeräumte Tabelle ist deshalb keine verlorene Arbeit.
So machen wir es: Bevor wir etwas bauen, bitten wir um die Tabelle, wie sie heute ist. Wir lesen sie, listen auf, was ein Import nicht verstehen könnte, und vereinbaren den Spaltenaufbau mit den Menschen, die sie pflegen. Der erste vollständige Import ist ein Test, gemeinsam gegen die Tabelle geprüft.
Fragen, die wir oft hören
Möchten Sie das erledigt haben, ohne es selbst zu tun?
Erzählen Sie uns, woran Sie arbeiten. Innerhalb eines Werktags antwortet Ihnen ein Mensch.