Rast · Srednje
Podaci o proizvodima iz Excela na web stranicu: jedan izvor, bez prepisivanja
U mnogim je tvrtkama prava baza proizvoda tablica, a web stranica druga kopija koju netko prepisuje ručno. Kopija uvijek malo kasni. Uvoz tu kopiju uklanja.
Fotografija: Ibrahim Sharif, javno dobro (CC0)
U ovom vodiču
Ukratko
Držite podatke o proizvodima u jednoj tablici i neka ih web stranica čita. Nitko nijedan proizvod ne upisuje dvaput. Tablica treba jedan redak za svaku varijantu, jedan stupac za svako svojstvo i šifru artikla koja se nikad ne mijenja; uvoz uparuje po toj šifri, pa drugi uvoz proizvode ažurira, a ne udvostručuje.
Kako izgleda upotrebljiva tablica proizvoda?
Upotrebljiva tablica običan je popis: jedan redak zaglavlja, zatim jedan redak za svaku varijantu i ništa drugo. Ono što tablicu čini ugodnom za čitanje čovjeku, poput spojenih ćelija, naslova skupina između redaka i napomena upisanih uz vrijednost, programu onemogućuje da je pročita.
| Dio tablice | Čitljivo | Nečitljivo |
|---|---|---|
| Retci | Jedan redak za svaku varijantu | Jedan redak za proizvod, varijante nabrojene u jednoj ćeliji |
| Stupci | Jedno svojstvo u svakom stupcu | „Veličina / težina” zajedno u jednoj ćeliji |
| Šifra artikla | Spremljena kao tekst, nikad mijenjana | Preoblikovana, ponovno upotrijebljena ili prenumerirana |
| Vrijednosti | 2,5 u jednom stupcu, bar u sljedećem | „cca 2,5 bar (maks.)” |
| Slike | Naziv datoteke u stupcu | Slika zalijepljena u tablicu |
Dva su pravila najvažnija. Prvo, jedan redak za svaku varijantu: ventil u šest veličina ima šest redaka koji dijele naziv proizvoda, a razlikuju se po veličini i šifri artikla. Drugo, brojevi i jedinice odvojeno. Ćelija koja sadrži „2,5 bar” tekst je i ne može se filtrirati ni sortirati.
Kako uvoz radi i zašto drugi uvoz ne udvostručuje proizvode?
Uvoz čita tablicu redak po redak i traži svaku šifru artikla: ako proizvod postoji, ažurira se, ako ne postoji, stvara se. Zato se šifra artikla nikad ne smije promijeniti i zato je uparivanje po nazivu proizvoda krhko: jedan ispravljeni način pisanja stvara drugi proizvod.
- IzvozSpremite tablicu u dogovorenom formatu, obično CSV ili Excelovu datoteku, s nepromijenjenim retkom zaglavlja.
- ProvjeraUvoz uspoređuje zaglavlje sa stupcima koje očekuje i odbija datoteku u kojoj stupci nedostaju ili su preimenovani.
- UparivanjeSvaki se redak po šifri artikla uparuje s proizvodom i varijantom.
- Stvaranje ili ažuriranjeNove šifre artikala postaju novi proizvodi. Poznate dobivaju nove vrijednosti. Unaprijed dogovorite što znači prazna ćelija, obično „ostavi nepromijenjeno”.
- IzvještajUvoz navodi što je stvoreno, što je ažurirano i koji su retci preskočeni, s razlogom.
Isti put treba raditi i u drugom smjeru. Izvoz kataloga s web stranice u istom rasporedu stupaca daje Vam u svakom trenutku aktualnu tablicu. Tako se održavaju i naši vlastiti katalozi proizvoda: izvoz, izmjena, ponovni uvoz.
Što pođe po zlu s podacima o proizvodima iz Excela?
Gotovo svaki neuspjeli uvoz ima jedan od nekoliko uzroka i svi su u datoteci, a ne na web stranici.
| Što vidite | Uzrok | Što učiniti |
|---|---|---|
| Šifra artikla 00417 stiže kao 417 | Ćelija je broj, pa vodeće nule nestaju | Stupac oblikujte kao tekst prije unosa podataka |
| Dug kod prikazuje se kao 4,01235E+12 | Excel duge brojeve prikazuje u znanstvenom zapisu | Kodove spremajte kao tekst |
| Veličina poput 3-4 postaje datum | Excel u unosu prepoznaje datum | Tekstni oblik za taj stupac |
| 2,5 se čita kao 25 ili kao tekst | Decimalni zarez na jednom mjestu, decimalna točka na drugom | Dogovorite jedan zapis i recite uvozu koji |
| Svi podaci završe u jednom stupcu | CSV odvojen točkom sa zarezom, uvoz očekuje zareze | Postavite razdjelnik u uvozu ili upotrijebite Excelovu datoteku |
| Slova s dijakritičkim znakovima su pokvarena | Datoteka spremljena u starijem kodiranju znakova | Spremite kao CSV UTF-8 |
| Proizvodi se pojavljuju dvaput | Šifra artikla promijenjena ili ima razmak na kraju | Šifre nikad ne mijenjajte; uklonite razmake |
Decimalni zarez u Europi zaslužuje pozornost. S njemačkim, francuskim, poljskim ili hrvatskim regionalnim postavkama Excel prema zadanome decimale piše sa zarezom, a stupce u CSV-u odvaja točkom sa zarezom. S britanskim postavkama decimale piše s točkom, a stupce odvaja zarezom.
Koliko vremena uvoz štedi?
Ušteda raste sa svakom promjenom. Grafikon je ogledni primjer, a ne mjerenje: nove vrijednosti za 300 proizvoda.
Upisano na web stranicu, uz dvije minute za svaki proizvod, to je 600 minuta, odnosno 10 sati, i još 2 sata za provjeru pogrešaka u tipkanju: 12 sati. Iz tablice se vrijednosti izmijene formulom ili lijepljenjem (1 sat), uvezu (pola sata) i provjere na uzorku (1 sat): 2,5 sata.
Ogledni primjer: sati rada za izmjenu 300 proizvoda
Kada tablica više nije dovoljna?
Tablica dolazi do svoje granice kad je nekoliko ljudi mijenja istodobno ili kad isti podaci već žive u drugom sustavu. Tipični znakovi: cijene se iz ERP sustava u tablicu prepisuju ručno ili nitko nije siguran koja je datoteka aktualna.
Tada izvor treba biti ERP sustav ili sustav za upravljanje podacima o proizvodima (PIM), a web stranica treba podatke primati planiranim uvozom ili API vezom. Pravila ostaju ista: jedan izvor, stabilna šifra artikla, jedan redak ili zapis za svaku varijantu. Uredna tablica zato nije uzaludan posao.
Kako to radimo mi: prije nego što išta izradimo, zatražimo tablicu kakva je danas. Pročitamo je, popišemo što uvoz ne bi mogao razumjeti i dogovorimo raspored stupaca s ljudima koji je održavaju. Prvi cjeloviti uvoz je test, koji zajedno provjerimo prema tablici.
Pitanja koja često čujemo
Želite da to bude riješeno, a da to ne radite sami?
Recite nam na čemu radite. Čovjek Vam odgovara u roku od jednog radnog dana.