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Les données produits d’Excel au site web : une seule source, aucune ressaisie
Dans beaucoup d’entreprises, la vraie base de données produits est un tableur, et le site web en est une seconde copie que quelqu’un saisit à la main. La copie a toujours un peu de retard. Un import supprime la copie.
Photo : Ibrahim Sharif, domaine public (CC0)
Dans ce guide
En bref
Gardez les données produits dans un seul tableau et laissez le site web le lire. Personne ne saisit un produit deux fois. La feuille a besoin d’une ligne par variante, d’une colonne par propriété et d’une référence qui ne change jamais ; l’import fait le rapprochement sur cette référence, de sorte qu’un second import met les produits à jour et ne les duplique pas.
À quoi ressemble une feuille de produits exploitable ?
Une feuille exploitable est une simple liste : une ligne d’en-tête, puis une ligne par variante, et rien d’autre. Ce qui rend une feuille agréable à lire pour une personne, comme les cellules fusionnées, les titres de groupes entre les lignes et les remarques tapées dans une valeur, empêche un programme de la lire.
| Partie de la feuille | Lisible | Illisible |
|---|---|---|
| Lignes | Une ligne par variante | Une ligne par produit, les variantes listées dans une cellule |
| Colonnes | Une propriété par colonne | « Taille / poids » ensemble dans une cellule |
| Référence | Enregistrée comme du texte, jamais modifiée | Reformatée, réutilisée ou renumérotée |
| Valeurs | 2,5 dans une colonne, bar dans la suivante | « env. 2,5 bar (max.) » |
| Images | Nom du fichier dans une colonne | Image collée dans la feuille |
Deux règles comptent plus que les autres. D’abord, une ligne par variante : une vanne en six tailles a six lignes qui partagent le nom du produit et diffèrent par la taille et la référence. Ensuite, nombres et unités séparés. Une cellule qui contient « 2,5 bar » est du texte et ne peut être ni filtrée ni triée.
Comment fonctionne l’import, et pourquoi un second import ne duplique-t-il pas les produits ?
L’import lit la feuille ligne par ligne et recherche chaque référence : si le produit existe, il est mis à jour ; sinon, il est créé. C’est pourquoi la référence ne doit jamais changer, et pourquoi un rapprochement sur le nom du produit est fragile : une orthographe corrigée crée un second produit.
- ExporterEnregistrez la feuille dans le format convenu, en général CSV ou fichier Excel, sans toucher à la ligne d’en-tête.
- VérifierL’import compare l’en-tête avec les colonnes qu’il attend et refuse un fichier où des colonnes manquent ou ont été renommées.
- RapprocherChaque ligne est rapprochée d’un produit et d’une variante par sa référence.
- Créer ou mettre à jourLes nouvelles références deviennent de nouveaux produits. Les références connues reçoivent les nouvelles valeurs. Convenez à l’avance de ce que veut dire une cellule vide, en général « ne rien changer ».
- Rendre compteL’import liste ce qui a été créé, ce qui a été mis à jour et quelles lignes ont été ignorées, avec la raison.
Le même chemin doit fonctionner dans l’autre sens. Un export du catalogue du site web dans la même disposition de colonnes vous donne une feuille à jour à tout moment. C’est ainsi que nos propres catalogues produits sont tenus à jour : exporter, modifier, réimporter.
Qu’est-ce qui se passe mal avec les données produits venues d’Excel ?
Presque tous les imports ratés ont l’une de quelques causes, et toutes sont dans le fichier, pas sur le site web.
| Ce que vous voyez | Cause | Que faire |
|---|---|---|
| La référence 00417 arrive sous la forme 417 | La cellule est un nombre, les zéros de tête sont donc supprimés | Mettre la colonne au format texte avant de saisir les données |
| Un code long s’affiche sous la forme 4,01235E+12 | Excel affiche les grands nombres en notation scientifique | Enregistrer les codes comme du texte |
| Une taille comme 3-4 devient une date | Excel reconnaît une date dans la saisie | Format texte pour cette colonne |
| 2,5 est lu comme 25 ou comme du texte | Virgule décimale à un endroit, point décimal à un autre | Convenir d’une seule notation et l’indiquer à l’import |
| Toutes les données atterrissent dans une colonne | CSV séparé par des points-virgules, l’import attend des virgules | Régler le séparateur dans l’import, ou utiliser un fichier Excel |
| Les accents et les trémas sont abîmés | Fichier enregistré dans un ancien encodage de caractères | Enregistrer en CSV UTF-8 |
| Des produits apparaissent en double | La référence a changé, ou comporte un espace à la fin | Ne jamais changer les références ; supprimer les espaces |
La virgule décimale mérite de l’attention en Europe. Avec des paramètres régionaux allemands, français, polonais ou croates, Excel écrit par défaut les décimales avec une virgule et sépare les colonnes d’un CSV par un point-virgule. Avec des paramètres britanniques, il emploie un point et une virgule.
Combien de temps un import fait-il gagner ?
Le gain grandit à chaque modification. Le graphique est un exemple illustratif, pas une mesure : de nouvelles valeurs pour 300 produits.
Saisies sur le site web à raison de deux minutes par produit, cela fait 600 minutes, soit 10 heures, plus 2 heures pour traquer les fautes de frappe : 12 heures. À partir de la feuille, les valeurs sont modifiées par une formule ou un collage (1 heure), importées (une demi-heure) et vérifiées par sondage (1 heure) : 2,5 heures.
Exemple illustratif : heures de travail pour modifier 300 produits
Quand une feuille ne suffit-elle plus ?
Une feuille atteint sa limite quand plusieurs personnes la modifient en même temps, ou quand les mêmes données vivent déjà dans un autre système. Signes typiques : les prix sont copiés à la main de l’ERP vers la feuille, ou personne n’est sûr de savoir quel fichier est le bon.
À ce stade, la source doit être l’ERP ou un système de gestion de l’information produit (PIM), et le site web doit recevoir les données par un import planifié ou par une connexion API. Les règles restent les mêmes : une seule source, une référence stable, une ligne ou un enregistrement par variante. Une feuille propre n’est donc pas du travail perdu.
Notre façon de faire : avant de construire quoi que ce soit, nous demandons la feuille telle qu’elle est aujourd’hui. Nous la lisons, listons ce qu’un import ne pourrait pas comprendre, et convenons de la disposition des colonnes avec les personnes qui la tiennent à jour. Le premier import complet est un test, vérifié ensemble par rapport à la feuille.
Les questions qu’on nous pose souvent
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