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PDF-Katalog oder digitaler Produktkatalog online: wofür sich welcher eignet
Viele Industrieunternehmen veröffentlichen ihr Sortiment als ein großes PDF und nennen das ihren digitalen Produktkatalog. Es ist ein nützliches Dokument, aber es erfüllt eine andere Aufgabe als ein Online-Produktkatalog, und die meisten Unternehmen brauchen beides.
Foto: Femy Praseeth, gemeinfrei (CC0)
In diesem Ratgeber
Kurz gesagt
Behalten Sie beide, und geben Sie ihnen verschiedene Aufgaben. Ein PDF-Katalog ist der gedruckte Katalog auf dem Bildschirm: richtig für Druck, Offline-Nutzung und ein festes Layout. Ein digitaler Produktkatalog online ist ein Werkzeug, in dem man sucht: Jedes Produkt hat eine eigene Seite, aktuelle Daten und eine Angebotsanfrage. Speisen Sie beide aus einer Datenquelle.
Was unterscheidet einen PDF-Katalog von einem Produktkatalog digital im Web?
Ein PDF-Katalog ist ein Dokument; ein Online-Produktkatalog ist eine Datenbank mit Seiten.
Das PDF wird einmal gesetzt, Seite für Seite, wie die gedruckte Ausgabe. Es sieht auf jedem Gerät gleich aus, und sein Inhalt steht an dem Tag fest, an dem es exportiert wurde.
In einem Online-Katalog, dem elektronischen Katalog im eigentlichen Sinn, ist jedes Produkt ein Datensatz: Name, Artikelnummer, technische Werte, Varianten, Bilder, Dokumente. Die Website baut aus jedem Datensatz eine Seite. Weil die Daten strukturiert sind, können Besucher nach Fördermenge, Druck oder Gewindegröße filtern, nach Bestellnummer suchen und Varianten vergleichen. Ändert sich ein Wert in den Daten, ändert sich die Seite mit.
Welchen finden Einkäufer und Suchmaschinen?
Der Online-Katalog wird Produkt für Produkt gefunden; das PDF wird als eine Datei gefunden. Die Zahlen am Anfang dieses Artikels sind ein Beispiel zur Veranschaulichung.
Suchmaschinen können den Text in einem PDF lesen und die Datei als Ergebnis listen. Das Ergebnis ist allerdings das ganze Dokument. Ein Einkäufer, der nach der Bestellnummer eines Ersatzteils sucht und in einem PDF mit 300 Seiten landet, muss darin noch einmal suchen, oft auf dem Handy. Eine Produktseite beantwortet dieselbe Suche mit dem Teil selbst: Titel, Daten, Zeichnung und ein Button für die Angebotsanfrage. Eine Webseite kann außerdem strukturierte Daten tragen, die einer Suchmaschine Namen, Artikelnummer und Hersteller des Produkts nennen. Ein PDF kann das nicht. Jedes Produkt auffindbar zu machen ist gewöhnliche Suchmaschinenoptimierung.
| Frage | PDF-Katalog | Online-Produktkatalog |
|---|---|---|
| In Suchmaschinen gefunden | Als eine Datei | Jedes Produkt mit eigener Seite |
| Suche nach Bestellnummer | Nur in der geöffneten Datei | Suche der Website und Suchmaschinen |
| Immer aktuell | Nein, Stand des Exportdatums | Ja, wenn die Daten gepflegt werden |
| Technische Daten und Varianten | Statische Tabellen | Filter, Variantenlisten, Vergleich |
| Angebot anfragen | Leser muss eine E-Mail schreiben | Formular, das das Produkt nennt |
| Sprachen | Eine Datei je Sprache | Gemeinsame Daten, übersetzte Texte |
| Offline-Nutzung und Druck | Sehr gut | Schwach, außer die Seiten bieten ein PDF-Datenblatt |
Wann genügt ein PDF-Katalog?
Ein PDF allein genügt, wenn das Sortiment klein ist, sich selten ändert und die Kunden schon wissen, was sie wollen.
Das PDF behält auch neben einem Online-Katalog seinen Platz. In diesen Fällen ist es das richtige Format:
- Ein Kunde oder eine Ausschreibung verlangt einen vollständigen Katalog als Dokument.
- Servicetechniker arbeiten dort, wo es keine Netzverbindung gibt.
- Vertriebsmitarbeiter und Messebesucher wollen etwas zum Ausdrucken oder zum Mitgeben.
Es genügt nicht mehr, wenn Menschen außerhalb des Unternehmens ein Produkt unter Hunderten finden müssen, wenn sich Preise oder technische Daten im Lauf des Jahres ändern oder wenn das Sortiment in mehreren Sprachen angeboten wird. Dann ist jede Sprache eine eigene Datei, die gesetzt und geprüft werden muss. Auf einer Website teilen sich die Sprachen die technischen Daten, und nur die Texte werden übersetzt, wie unter mehrsprachige Websites beschrieben.
Wie viel Arbeit macht eine Aktualisierung in jedem Format?
Eine Aktualisierung kostet in einem Online-Katalog weit weniger, weil nichts neu gesetzt wird. Das Diagramm ist ein Beispiel zur Veranschaulichung, keine Messung: 40 Produkte erhalten in einem Katalog mit 800 Produkten neue technische Werte.
Im PDF werden die Werte geändert (4 Stunden), die Seiten neu gesetzt (6 Stunden) und Korrektur gelesen (3 Stunden), und die Datei wird exportiert und verteilt (2 Stunden): 15 Stunden. Im Online-Katalog werden dieselben Werte geändert (4 Stunden), importiert und geprüft (1 Stunde) und veröffentlicht (1 Stunde): 6 Stunden. Die Arbeit an den Daten ist dieselbe. Der Unterschied ist das Layout.
Beispiel zur Veranschaulichung: Arbeitsstunden für die Aktualisierung von 40 Produkten
Wie halten Sie beide aus einer Quelle aktuell?
Führen Sie eine Produkttabelle und machen Sie alles andere zu einem Ergebnis daraus. Ein PDF und eine Website, die getrennt gepflegt werden, widersprechen sich bald.
- Eine ProdukttabelleAlle Artikelnummern, technischen Werte, Texte und Bildnamen liegen an einem Ort: in einer Tabelle, einem ERP-System oder einer Produktdatenbank. Nirgendwo sonst wird etwas korrigiert.
- Die Website liest die TabelleProdukte werden importiert, nicht abgetippt. Ein neuer Import aktualisiert bestehende Produkte. Wie das funktioniert, steht in Produktdaten aus Excel auf die Website.
- Datenblätter kommen von der SeiteJede Produktseite bietet ein PDF-Datenblatt aus demselben Datensatz, sodass das Dokument, das ein Einkäufer ablegt, zur Website passt.
- Der Gesamtkatalog ist eine AusgabeDas vollständige PDF oder der gedruckte Katalog entsteht aus einem Export derselben Tabelle, zu einem festen Datum, das darauf gedruckt ist.
So machen wir es: Wir beginnen mit Ihren vorhandenen Daten, nicht mit dem Design. Wir sehen uns die Tabelle oder die Dateien hinter dem aktuellen Katalog an, vereinbaren die Struktur aus Familien, Serien, Produkten und Varianten und bauen die Seiten darum herum.
Fragen, die wir oft hören
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