Traitement de documents par IA : factures, commandes et bons de livraison sans ressaisie

C’est un logiciel qui transforme un document en données et vérifie le résultat avant que quiconque ne l’enregistre. On le vend aussi sous le nom de traitement intelligent des documents ou de lecture automatique de documents (LAD). Les anciens systèmes exigeaient un modèle pour la mise en page de chaque fournisseur : le numéro de facture est ici, le total est là. Les systèmes actuels lisent un document plutôt comme le fait une personne ; ils reconnaissent un total ou une adresse de livraison à son sens et à sa position, de sorte qu’une nouvelle mise en page ne demande pas de nouveau modèle.

Lire n’est que la moitié du travail. La partie utile est ce qui vient ensuite : les champs extraits sont comparés à ce que vos systèmes savent déjà, et seuls les enregistrements qui passent sont transmis sans qu’on y touche.

Une sorte de document ne demande aucune lecture. Une facture électronique structurée porte déjà ses données sous forme de champs. Si un fournisseur peut vous en envoyer, prenez-les : rien n’est moins cher ni plus fiable que des données qu’il n’a jamais fallu lire sur une page.

Les documents s’y prêtent quand ils arrivent en nombre, portent chaque fois les mêmes sortes de champs et finissent dans un système. Plus ces trois conditions sont réunies, mieux c’est.

Les commandes montrent où se trouve l’effort. Lire « 50 pcs joint 40 mm » est facile. Savoir laquelle de vos références le client veut dire est la partie difficile, et elle dépend de vos données de base, pas du logiciel de lecture.

Toute installation qui marche comporte les cinq mêmes étapes, et ce sont la troisième et la quatrième qui la rendent digne de confiance.

Le raccordement de la dernière étape est un travail d’intégration ordinaire, et souvent la plus grande partie du projet. Il est décrit sous API et intégrations.

Elle reste parce qu’un montant mal lu, enregistré puis payé, coûte plus que tout ce que les minutes de contrôle feront jamais économiser. Aucun logiciel de lecture n’a raison à chaque fois, et un chiffre faux a l’air exactement aussi sûr à l’écran qu’un chiffre juste.

Le but n’est donc pas de supprimer les personnes. C’est de ne leur envoyer que les documents qui ont besoin d’elles. Les règles de validation font l’essentiel de ce tri : un document dont les sommes tombent juste, dont le fournisseur et la commande sont connus et dont les quantités correspondent à la commande a passé plusieurs contrôles indépendants. Un document qui échoue à l’un d’eux est montré à une personne, avec la raison.

Elle dépend des documents bien plus que du logiciel ; c’est pourquoi un chiffre tiré d’une brochure vous dit peu de chose sur votre propre boîte de réception.

• La qualité du scan. Un PDF créé par le logiciel de l’expéditeur contient du vrai texte. La photo de travers d’un bon de livraison froissé, non.
• La variété des mises en page. Vingt fournisseurs réguliers sont plus faciles que cinq cents occasionnels.
• L’écriture manuscrite et les tampons. Le texte imprimé se lit bien. Les quantités écrites à la main et les tampons posés sur du texte imprimé se lisent moins bien.
• Les lignes d’articles. Les champs d’en-tête sont plus faciles que de longs tableaux qui courent sur plusieurs pages.
• Vos données de base. Si le même fournisseur existe trois fois dans le système, aucun logiciel ne peut choisir le bon.

Testez avec vos propres documents avant de décider : quelques centaines de vrais documents des derniers mois, les difficiles compris.

Nous commençons par une seule sorte de document et un échantillon tiré de vos propres archives. Nous mettons en place l’extraction, écrivons les règles de validation avec la personne qui enregistre les documents aujourd’hui, construisons l’écran de contrôle et raccordons l’export. Au début tout est contrôlé, et les règles sont resserrées d’après ce que montrent les corrections.

Cela économise l’essentiel du temps de saisie et ajoute un peu de temps de contrôle. Les chiffres ci-dessous sont un exemple illustratif, avec des nombres inventés, pour montrer comment faire le calcul vous-même.

Une entreprise reçoit 500 factures fournisseurs par mois. En saisir une à la main prend 4 minutes : 2 000 minutes, soit 33 heures 20 minutes par mois. Avec le traitement de documents, supposons que 350 factures passent tous les contrôles et reçoivent un coup d’œil de 0,2 minute chacune (70 minutes), tandis que 150 sont signalées et demandent 1 minute de correction chacune (150 minutes). En tout, cela fait 220 minutes, soit 3 heures 40 minutes.

La différence, dans cet exemple, est de 1 780 minutes, près de 30 heures par mois. Votre propre part de documents signalés sera différente, et c’est le chiffre à mesurer lors d’un essai. Le même schéma de règles et de transmissions s’applique à d’autres tâches de routine, décrites sous automatisation des processus.