Koliko automatizacija stvarno vrijedi kad nešto pođe po zlu

Većina projekata automatizacije odobrava se na temelju jedne rečenice: „Ovaj zadatak traje pet minuta, radimo ga stotine puta mjesečno, pa štedimo mnogo sati.” Rečenica je istinita i nepotpuna. Broji samo izvršavanja koja prođu dobro.

Svaka automatizacija stvara i posao koji prije nije postojao:

• Iznimke. Ulazni podaci koje pravila nisu predvidjela: nečitljiv privitak, nepoznata šifra artikla, kupac koji piše „isto kao prošli put”.
• Popravak. Otkrivanje što je automatizacija učinila s iznimkom, ispravak zapisa i obavještavanje onoga tko je dobio pogrešan rezultat.
• Provjera. Netko pregledava zapisnik ili uzorak rezultata, jer nitko ne vjeruje procesu u koji nitko ne gleda.
• Održavanje. Dobavljač promijeni format datoteke, povezani sustav dobije nadogradnju, pristupni ključ istekne.

Da biste izračunali stvarnu vrijednost automatizacije, stavite sve četiri stavke na isti list kao i uštedu, u istoj jedinici. Minute mjesečno dobro služe.

Brojke u nastavku ilustrativne su. Opisuju izmišljenu tvrtku koja prima narudžbe e-mailom i upisuje ih u svoj sustav narudžbi. Prije bilo kakve odluke zamijenite ih vlastitima.

• Zadatak se obavlja 360 puta mjesečno.
• Ručno traje 5 minuta. Automatizirano izvršavanje ne treba ljudsko vrijeme.
• 5 % izvršavanja naiđe na iznimku: 360 × 0,05 = 18 izvršavanja mjesečno.
• Svaka iznimka košta 40 minuta: uočiti je, otkriti što se dogodilo, ispraviti zapis, ručno unijeti narudžbu i javiti kupcu.
• Jedna osoba svaki radni dan provede 15 minuta na zapisniku i malom uzorku. Uz 20 radnih dana to je 300 minuta mjesečno.
• Održavanje u prosjeku iznosi 2 sata mjesečno.
• Izrada traje 44 sata, uključujući vrijeme Vaših zaposlenika za objašnjavanje procesa i testiranje.

Projekt je prodan kao 30 sati mjesečno. Donosi 11, nešto više od trećine bruto brojke. Točka isplativosti proizlazi iz neto brojke, a ne iz bruto: 44 sata izrade podijeljeno s 11 sati mjesečno daje 4 mjeseca. Izračunato s bruto 30 sati izgledalo bi kao šest tjedana.

Grafikon prikazuje iste ilustrativne brojke jednu uz drugu.

U ovom primjeru iznimke koštaju više nego provjera i održavanje zajedno, i to je tipično. Dva ulazna podatka zaslužuju najviše pozornosti.

Provjera i održavanje koštaju 420 minuta što god se dogodilo, pa za iznimke ostaje 1.800 – 420 = 1.380 minuta. Po 40 minuta to je 34,5 iznimaka mjesečno, odnosno oko 9,6 % od 360 izvršavanja. Iznad tog udjela automatizacija košta vrijeme. Na točno 10 % zbroj je 36 × 40 = 1.440 minuta za iznimke, ukupno 1.860 minuta troška i neto gubitak od 60 minuta mjesečno.

Razlika između udjela iznimaka od 5 % i 10 % dovoljno je mala da promakne u demonstraciji s dvadeset ručno odabranih primjera. Izmjerite udio na barem jednom stvarnom mjesecu ulaznih podataka prije izrade.

Većina od 40 minuta nije sam ispravak. To je vrijeme dok netko ne primijeti, i detektivski posao poslije toga. Ako automatizacija stane kod sumnjivog ulaznog podatka i preda ga osobi s priloženim razlogom, iznimka bi mogla koštati 15 minuta umjesto toga: 18 × 15 = 270 minuta. Ukupni trošak pada na 690 minuta, neto ušteda raste na 1.110 minuta ili 18,5 sati mjesečno, a točka isplativosti dolazi nakon 44 ÷ 18,5, oko 2,4 mjeseca.

Zato je jasno rukovanje pogreškama u automatizaciji poslovnih procesa vrijednije od još jednog automatiziranog koraka. Isto vrijedi za integracije između sustava: neuspjeli prijenos koji se sam prijavi jeftin je, tihi je skup.

Izračun Vam govori isplati li se korak. Ne govori Vam koliko slobode automatizacija smije imati. To ovisi o tome koliko često korak pođe po zlu, koliko košta pogreška i može li se poništiti.

Ni odobravanje nije besplatno. Ako osoba treba jednu minutu da odobri svaku od 360 narudžbi, to je 360 minuta mjesečno, više od 300 minuta redovite provjere u primjeru. Odobravanje se isplati tamo gdje sprječava skupe iznimke, pa ga primijenite na sumnjive slučajeve, a jasne pustite da prođu. Automatizacija koja zna kad nije sigurna omogućuje tu podjelu.